Czym jest REGON i kto nadaje ten numer
REGON to numer nadawany przez GUS, czyli Główny Urząd Statystyczny, i zapisany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej. Dostają go osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i jednostki lokalne wszystkich tych podmiotów. Nadanie następuje z urzędu, przy wpisie do ewidencji CEIDG albo do Krajowego Rejestru Sądowego, więc osobny wniosek do GUS składają tylko podmioty spoza obu tych rejestrów.
Numer nadaje się raz, przy rejestracji, i zostaje przy podmiocie przez cały czas jego istnienia, więc ten sam ciąg cyfr przewija się przez sprawozdania i formularze urzędowe przez kilkanaście lat, a zmiana nazwy firmy albo adresu siedziby niczego w nim nie przestawia.
Rejestr gospodarki narodowej odpowiada na inne pytania niż ewidencja podatkowa. REGON opisuje podmiot na potrzeby statystyki publicznej, głównie formę prawną i rodzaj przeważającej działalności. Numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP, pochodzi z ewidencji prowadzonej przez administrację skarbową i pojawia się tam, gdzie podatnik rozlicza się z fiskusem, na fakturze i w deklaracji VAT.
Dwie długości, jeden numer
REGON występuje w dwóch postaciach: dziewięciocyfrowej i czternastocyfrowej. Krótsza identyfikuje podmiot główny, czyli firmę albo instytucję. Dłuższa identyfikuje jednostkę lokalną tego podmiotu, czyli oddział, zakład albo filię pod odrębnym adresem. Numer długi zawiera w sobie krótki, bo pierwsze dziewięć cyfr to dokładnie REGON podmiotu macierzystego, kolejne cztery to numer porządkowy jednostki, a czternasta to cyfra kontrolna całości.
Z tej budowy wynika sposób sprawdzania. Numer czternastocyfrowy weryfikujemy dwukrotnie, raz jego własną regułą, a drugi raz na zawartym w nim numerze dziewięciocyfrowym. Numer, który przechodzi tylko jeden z tych testów, jest błędny, a rachunek po prawej stronie pokazuje, w której części siedzi usterka.
Wyliczenie cyfry kontrolnej, czyli wagi i modulo 11
W numerze dziewięciocyfrowym bierze się osiem pierwszych cyfr numeru i mnoży kolejno przez wagi 8, 9, 2, 3, 4, 5, 6 i 7. Iloczyny się sumuje, a resztę z dzielenia sumy przez 11, czyli wynik działania modulo 11, przyjmuje za cyfrę kontrolną. Gdy reszta wyniesie 10, cyfrą kontrolną numeru jest zero. To różnica względem numeru NIP, w którym taka reszta oznacza numer niemożliwy do nadania.
W wariancie czternastocyfrowym reguła matematyczna jest ta sama, tylko wag jest trzynaście: 2, 4, 8, 5, 0, 9, 7, 3, 6, 1, 2, 4 i 8. Piąta waga jest zerem, więc piąta cyfra numeru w ogóle nie wpływa na wynik. Przekłamanie akurat tej cyfry nie zostanie wykryte przez sumę kontrolną numeru długiego, choć wychwyci je sprawdzenie zawartego w nim REGON-u dziewięciocyfrowego.
Weryfikacja poprawności numeru a sprawdzenie podmiotu w rejestrze
Sprawdzenie sumy kontrolnej odpowiada na pytanie, czy ciąg cyfr może być REGON-em. Nie odpowiada na pytanie, czy taki numer komukolwiek nadano i czy podmiot nadal działa. Te informacje trzyma rejestr prowadzony przez GUS, a sprawdza się je w jego wyszukiwarce, po nazwie podmiotu albo po numerze NIP. Sprawdź poprawność numeru REGON, zanim tam zajrzysz, bo ciąg cyfr z literówką nie znajdzie się w żadnej wyszukiwarce.
Skalę tej różnicy da się policzyć. Reguła oparta na dzielniku 11 sprawia, że mniej więcej co jedenasty losowy ciąg dziewięciu cyfr przechodzi walidację. Sprawdzenie sumy kontrolnej jest więc dobrym sitem na literówki i ucięte cyfry, a marnym narzędziem do potwierdzania, że kontrahent istnieje. Walidator danych weryfikuje zgodność zapisu z regułą, a o tym, czy dane opisują istniejący podmiot, rozstrzyga wyłącznie rejestr.
REGON, numer NIP i numer PESEL w jednym polu
W praktyce porządkowania danych rzadko ma się kolumnę wyłącznie z REGON-ami. Częściej trafia się na arkusz, w którym w jednej rubryce ktoś wpisał NIP, w drugiej REGON, a w trzeciej PESEL osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Wspólny walidator rozpoznaje typ po liczbie cyfr: dziewięć lub czternaście to REGON, dziesięć to NIP, jedenaście to PESEL. Każdy z tych identyfikatorów ma inną regułę sumy kontrolnej, więc rozpoznanie typu jest warunkiem sensownego sprawdzenia.
Numer statystyczny obok numeru podatkowego
Numer identyfikacji podatkowej składa się z 10 cyfr i służy rozliczeniom z urzędem skarbowym, więc podatnik podaje go na fakturze i w zgłoszeniu do VAT. REGON pochodzi z rejestru podmiotów gospodarki narodowej i pełni rolę statystyczną. Numer PESEL identyfikuje osobę fizyczną w ewidencji ludności, a osoba prowadząca jednoosobową działalność posługuje się nim równolegle z REGON-em swojej firmy.
Rozpoznanie po długości ma jedno ograniczenie, bo nie odróżni REGON-u od innego dziewięciocyfrowego ciągu ani NIP-u od dziesięciocyfrowego numeru telefonu bez kierunkowego. Dlatego przy numerze, który przeszedł walidację, zawsze piszemy, jaką regułę zastosowaliśmy. Widać wtedy, czy rozpoznanie trafiło w intencję.